Dans le même temps, tout au long de l'organisation, l'association devra évaluer les risques liés aux activités qu'elle souhaite mettre en place. Pendant le déroulement de l'évènement, la bonne tenue d'un registre des incidents et des solutions trouvées permet un suivi d'une année sur l'autre.
Evaluer les Risques
Préalablement aux déclarations ou demandes d'autorisations administratives, il convient de relever, à plusieurs personnes et pour chaque lieu, tous les risques potentiels encourus par chaque type d'utilisateur et chaque bien et de vous constituer ainsi un document qui vous permettra de garder une trace des problèmes rencontrés et des solutions que vous avez mises en oeuvre pour y pallier.
Chaque moment spécifique de la manifestation doit faire l'objet des précisions nécessaires (lieu, horaires, bénévoles requis) et des demandes d'autorisation qui s'y rattachent (fermeture de voie publique par exemple).
Sur la voie publique, vous devez veiller à la libre circulation des véhicules et des personnes et à l'absence de nuisances, liées aux équipements de la manifestation et à sa fréquentation, au respect du maintien de l'ordre, à la sécurité des personnes et à la salubrité.
Si vous organisez une buvette, outre les aspects fiscaux et organisationnels, la buvette présente également des risques d'accidents (brûlures, coupure, électrocution, explosion) et en termes d'hygiène (nettoyage des verres...). Précisez donc dans le descriptif le matériel utilisé et les précautions prises.
Le niveau acoustique ne doit pas dépasser les 105 décibels, et 120 en niveau de crête. Veillez également à faire respecter les horaires prévus et informez le voisinage.
Vous avez bien sûr prévu votre propre organisation de sécurité. Mais n'oubliez pas que, dans certains cas, le maire ou le préfet peut demander que votre service d'ordre soit complété par des forces de police officielles. La charge financière vous incombera sauf négociation spécifique.
Même si la mairie vous autorise à fermer des rues à la circulation, vous devez impérativement prévoir des couloirs d'accès aux véhicules de sécurité et de secours (3 ou 4 mètres de largeur) pouvant être dégagés instantanément. De plus, en collaboration avec les services de police, vous devez prévoir et indiquer des itinéraires de contournement. Veillez également, s'il y a lieu, à ce qu'un emplacement de parking proportionnel au public attendu soit aménagé.
Demanderles autorisation
Une manifestation non lucrative,sans installation spécifique, (type carnaval par exemple) organisée sur l'espace public nécessitera d'obtenir une autorisation de la puissance publique concernée (article L211-1 du Code de la sécurité intérieure).
La déclaration sera faite à la mairie de la commune ou aux maires des différentes communes sur le territoire desquelles la manifestation doit avoir lieu, trois jours francs au moins et quinze jours francs au plus, avant la date de la manifestation. A Paris, la déclaration est faite à la préfecture de police. Elle est faite au préfet ou au sous-préfet en ce qui concerne les villes où est instituée la police d'État.
La déclaration fait connaître les noms, prénoms et domiciles des organisateurs, et est signée par trois d'entre eux, faisant élection de domicile dans le département ; elle indique le but de la manifestation, le lieu, la date et l'heure du rassemblement des groupements invités à y prendre part et, s'il y a lieu, l'itinéraire projeté. L'autorité qui reçoit la déclaration en délivre immédiatement un récépissé.
En règle générale, préférez engager la procédure très en amont, entre un à deux mois avant, de manière à pallier toute difficulté ou incompréhension. Ce délai est d'ailleurs celui généralement demandé par les municipalités ou les préfectures, au-delà des préconisations du décret, voir par exemple la préfecture de Paris ou encore la ville de Lyon.
Dans le cas d'une manifestation musicale comptant plus de cinq cents participants, elle pourra être soumise à une réglementation particulière (Décret n° 2002-887). si, de surcroît, elle remplit les trois conditions suivantes : elle donne lieu à diffusion de musique amplifiée ; l'annonce du rassemblement est prévue par voie de presse, affichage, diffusion de tracts ou par tout moyen de communication ou de télécommunication ; le rassemblement est susceptible de présenter des risques pour la sécurité des participants, en raison de l'absence d'aménagement ou de la configuration des lieux... Pour les manifestations sportives, culturelles ou récréatives à but lucratif et rassemblant plus de 1 500 personnes, la réglementation à prendre en compte en matière d'autorisation relève du décret 97-646.
Les conseils, Prévention
Prenez connaissance dans le détail de la réglementation et respectez strictement les règles, notamment les consignes de sécurité. En cas de doute ou d'incompréhension, n'hésitez pas à interroger la mairie ou la préfecture.
Ce qu'il faut savoir, au sujet des accidents du travail :
- la conduite de certains engins ou le maniement de certains matériels nécessite une expérience ou fait l'objet d'un permis spécifique (chariot élévateur...). Veillez à ce que leurs utilisateurs soient habilités et ne les confiez en aucun cas à une autre personne (ex. : au bénévole de l'association qui se proposerait de donner un coup de main) ;
- si vous faites appel à une entreprise pour installer du matériel, renseignez-vous auparavant sur la vigilance dont fait preuve ce prestataire en matière de respect des consignes de sécurité.
Ne pas hésiter à annuler la manifestation en cas d'annonce de mauvaises conditions météo pouvant mettre en danger la sécurité des personnes (annonce de vents forts, orages...).
Pour vous aider à mesurer les risques incendie et prévoir les moyens de lutte adéquats, contactez la mairie ou les pompiers. Un service de sécurité incendie pourra être imposé sur avis de la commission de sécurité, selon les risques encourus. Pensez également au risque électrique : si vous installez une sono en plein air, protégez les câbles des intempéries et veillez à ce qu'ils n'encombrent pas les zones de passage.
